S’imposant depuis quelques semaines comme le nouveau standard du collaboratif pour bon nombre d’organisations, la réunion à distance est devenue le fruit des railleries. Et souvent à juste titre : qui a envie, en ces temps de confinement, de subir un moment ennuyeux, demandant du temps et de l’attention, dans un contexte où pro et perso se mélangent constamment ?
Au-delà des quolibets, intéressons-nous un peu plus au sujet (car nous allons probablement devoir composer avec ce format pendant un moment) : qu’est ce qui rend l’animation à distance d’un groupe particulièrement pénible et pourquoi ? Voici 4 facteurs d’échec détaillant des mauvaises pratiques.
Et si vous tenez jusqu’au bout de l’article, vous aurez nos conseils à la toute fin :) Des tips pour réussir, malgré à tout, à proposer un format collaboratif convivial, utile et efficace.

1. Ne rien cadrer du tout

Manque de cadrage évident

Un premier facteur d’échec valable aussi en présentiel :)

Avant. Organiser un format collaboratif avec des enjeux et des objectifs flous (voire absolument pas déterminés) est un bon début d’échec. Les participants se connectent sans trop savoir ce qu’ils vont faire ni ce qu’on attend d’eux. Parfait pour un démarrage où tout le monde se dévisage bizarrement !

Pendant. La règle pour échouer est : aucune règle ! Il est important que votre animation de groupe soit émaillée de nombreux petits moments d’incertitude rendant votre format collaboratif terriblement inconfortable. Pour ce faire, ne fixez aucune règle permettant d’aider et de sécuriser les participants. Ces derniers ne doivent pas savoir quand et comment ils peuvent interagir, ni où ils en sont dans la réunion ou l’atelier. Ne donnez jamais de programme et laissez la parole à ceux qui parlent le plus !

Après. Ne remerciez pas les participants et ne revenez jamais sur les conclusions de votre format collaboratif. Il est important que les points de sortie soient vagues, voire inexistants. L’impression de temps perdu sera ainsi grandement renforcée.

Allez directement à nos tips !

2. Ne pas encourager le collaboratif

« On est tous là pour travailler sur le sujet, ça devrait tourner tout seul, même à distance » : ne rien faire pour créer de l’engagement va vous aider à échouer !

C’est un participant abandonné
qui a vécu l’animation sans s’y retrouver

Imposer un mode opératoire unique. Inutile de prendre en compte les spécificités individuelles, les participants suivront ! Et tant pis si un gros tiers n’est pas à l’aise avec la vidéo. A eux de s’adapter pour pouvoir prendre la parole.

Ne rien faire pour embarquer les participants. ll ne faudrait pas que les participants se sentent à l’aise ! Ne prévoyez  aucun exercice d’icebreaker pour que la glace reste bien dure et la communication particulièrement ardue. Et agissez de façon identique, que vous soyez en petit ou grand groupe.

Laisser les participants se connecter eux-mêmes les uns aux autres. Bannissez toutes les fonctionnalités vous permettant de créer de plus petits groupes dans votre visio conf, cela réduit efficacement l’engagement et le lien entre les participants. De même, ne prévoyez absolument aucune mécanique pour favoriser les interactions.

Allez directement à nos tips !

3. Faire compliqué avec des outils compliqués

Tiens l’outil Groupe a encore planté… Pas grave, on réessaiera demain.

Prendre des outils complexes. Pour bien rater, vous choisirez un outil complexe parmi les nombreuses solutions disponibles en ligne, mais vous vous assurerez de ne pas le maîtriser avant l’animation. Vous vous assurerez aussi de vous laisser guider uniquement par les fonctionnalités proposées plutôt de réfléchir à vos objectifs et à la structure de votre atelier, (ce qui est bien utile pour échouer dans les grandes largeurs !).

Rester sur la même solution. Vous avez trouvé un outil qui ne fonctionne pas lors de vos formats collaboratifs ? Ne changez surtout pas et continuez à l’imposer, vous avez ainsi la garantie d’échecs répétés.

Oublier la sécurité. Vous avez choisi un outil qui n’a pas l’air très regardant sur la sécurité et le respect des données personnelles ? Parfait !

Allez directement à nos tips !

Cet atelier a l’air sous contrôle…

4. Oublier le facilitateur

Un dernier facteur d’échec : pas besoin d’une fonction spécialisée pour animer votre format collaboratif à distance ? 

Non, si vous voulez vraiment échouer, ne prévoyez personne capable d’aider et de faciliter le groupe !

Allez directement à nos tips !

A présent, toutes les mauvaises pratiques détaillées plus haut devraient vous aider à mettre au point une animation collaborative à distance catastrophique : pleine de flottements, entrecoupée de soupirs gênés et des bâillements au bout d’un quart d’heure.

Nos conseils pour un atelier réussi

Nous espérons que vous préférez faire le contraire en suivant les tips ci-dessous  – et en partageant avec nous vos propres bonnes pratiques pour de la facilitation à distance ?

Pour bien cadrer votre format collaboratif à distance

  • Les règles de l’atelier virtuel sont encore plus importantes que celles de l’atelier physique car dépendantes du support et de ses implications techniques. Forgez vos propres règles en vous inspirant des « netiquettes » existantes.
  • Précisez dans un document partagé les différentes séquences prévues, avec la durée associée. Pour les séquences de co-construction, détaillez très clairement les consignes à l’écrit : qu’attendez-vous des participants ? Où peuvent-ils intervenir librement dans le document partagé ? Ainsi, les participants se sentiront tout à la fois guidés et en autonomie.
  • Prévoyez une slide “frigo” où vous pouvez retranscrire tous les sujets abordés mais qui sont hors périmètre. Ce procédé, que nous utilisons systématiquement dans les ateliers en présentiel, permet de gérer le hors sujet tout en donnant aux participants le sentiment d’être écoutés.

Pour faciliter l’intelligence collective à distance

  • Prévoyez des temps de réflexion individuelle, en silence. Il est très difficile de faciliter un échange où tout le monde parle en même temps, et encore plus pendant une visioconf. En revanche, inviter les participants à contribuer à l’écrit de façon individuelle pendant quelques minutes permet d’impliquer davantage de monde. Et aussi : ne forcez pas les participants à activer leur webcam sauf si la séquence le justifie pleinement. C’est intrusif et cela peut mettre certains mal à l’aise. L’important étant avant tout de pouvoir s’entendre et se lire pour bien collaborer, non ?
  • Privilégiez des visuels qui permettent de réduire la complexité. Pendant une réunion ou un atelier à distance, nos repères ne sont plus les mêmes, nous sommes moins attentifs et plus prompts à abandonner si nous nous sentons en perte de vitesse. Aussi, accompagner le document de la réunion par des métaphores visuelles peut faciliter le travail pour notre cerveau déjà bien sollicité.

  • Soignez tout particulièrement les moments permettant de créer de la cohésion. Il n’y a rien pour remplacer le small talk autour d’un café avant la réunion / l’atelier ou pendant les pauses. Alors redoublez d’efforts pour ces petits moments où vous allez favoriser la création de liens, par exemple lors des icebreakers.

Pour faire simple avec les solutions disponibles en ligne

  • Faites simple :) Certains outils sont très efficaces mais nécessitent de l’entraînement pour bien les maîtriser. Commencez déjà avec un outil de visioconf que vous combinez avec Google Slides pour la partie collaborative, ce sera très bien. On ne le répètera jamais assez, c’est à l’outil de s’adapter à vos besoins et pas l’inverse. Avant de vous orienter sur tel ou tel outil, fixez vos objectifs !
  • Testez, testez, testez !

Et le facilitateur dans tout ça ?

Le facilitateur paraît tout aussi (voire plus) important pour un atelier à distance. Encore plus que pour un atelier en présentiel, son job d’animation consiste à :

  • mettre les participants à l’aise et les aider à se connecter entre eux
  • guider les participants à travers les différentes séquences et documents prévus
  • organiser les échanges et faciliter les interactions 
  • tout en étant garant de l’agenda et du timing, et bien sûr avec toujours en tête l’idée  de faire avancer le groupe !

Enfin, il peut être utile d’avoir en parallèle un facilitateur “technique”, notamment lors d’un atelier combinant différents outils, qui peut être mobilisé sur un chat à part en cas de difficultés rencontrées par les participants.

Alors n’hésitez pas à nous tester sur de la facilitation à distance :))

Bonnes animations à distance !


0 commentaire

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.